【教學】2026年專案會議任務分配：AI自動提取待辦＋會議紀錄沉澱

會議開完，任務卻沒人認領——這才是最花時間的地方

「這週先請 A 把規格整理一下，B 那邊跟廠商確認交期。」兩小時的會議結束，會議室裡每個人都點頭。三天後你追進度，才發現 A 以為那是 B 的事，B 說他根本沒聽到這段。同樣的對話重來一次，又是一小時。

另一種常見狀況：跨部門專案每週開一次會，討論內容散落在三個人的筆記、兩個群組對話和一份沒人更新的表格裡。新人接手時問「上次決議是什麼」，你得從三十分鐘的錄音檔裡慢慢找。

問題通常不是大家不認真，而是「會議裡的承諾」沒有被轉換成「有負責人、有期限、可追蹤」的任務。這篇要談的就是怎麼用工具把這件事固定下來。

挑任務分配工具前，先搞懂這 4 個關鍵點

1. 能不能從對話裡抓出「誰、做什麼、什麼時候」 好的工具不該只給你一份逐字稿，而是把「下週三前把報價單給客戶」這種句子變成一行待辦。判斷方式很簡單：會後你需不需要自己重聽音檔找行動項目？如果需要，這工具只做了一半。

2. 會議內容能不能被追問 傳統做法是按 Ctrl+F 搜關鍵字，但你可能只記得「有人提過預算」，不記得確切用詞。能不能直接用一句話問「上次會議誰提到預算」，是這一輪工具差距最大的地方。

3. 線上會議要不要多一個機器人 多數會議助手要靠一個機器人帳號加入會議室。有些公司資安政策不允許陌生帳號入場，或客戶看到名單裡多一個人不自在。能不能不加入會議就完成記錄，是實際導入時最常被卡住的點。

4. 資料最後歸誰 如果會議紀錄存在個人帳號裡，負責人離職或調部門，這些脈絡就跟著消失。團隊超過五個人之後，這件事比功能多寡更關鍵。

Tinrec（秒聽錄音）——把會議對話變成可追蹤的任務

Tinrec（秒聽錄音）是一款面向個人與團隊的 AI 會議記錄和協作工具，支援 iOS、Android 與網頁版，桌面版則可處理 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 等線上會議。

開會當下就完成紀錄。打開 Tinrec 錄音，逐字稿邊講邊出。會議結束時，AI 摘要、章節與待辦事項已經整理好——哪一項由誰負責、期限是什麼，直接變成一條條可以往下追的項目，不必再花一小時重聽。線上會議則由桌面版直接採集電腦系統聲音，不需要把額外的會議機器人拉進會議室，對有資安規範或面對外部客戶的團隊差別很大。

會後可以直接問它。這是 Tinrec 和一般轉寫工具最明顯的分野：你可以對會議內容提問，例如「客戶對交期的主要顧慮是什麼」「這次會議決定了哪三件事」。它給的不是關鍵字搜尋結果，而是根據語意整理出的答案。會議一多，這個能力省下的時間往往比轉寫本身更多。

任務之後還能繼續加工。待辦清單可以再生成報告、表格或會議紀要文件，也能匯出到 Notion、Google Docs、OneNote、Dropbox 等工具，直接接進團隊原本的工作流程。若會議有外語內容，錄音過程中可查看原文、譯文或雙語逐字稿。

團隊版讓資料留在團隊。團隊版提供獨立團隊空間，會議資料歸團隊所有，並可建立與切換多個空間、用連結邀請成員、設定所有者／管理員／一般成員。這裡要留意角色與席位的差別：角色決定誰能管理團隊、成員與稽核，席位決定成員能不能錄製、上傳、編輯與匯出。沒有席位的有效成員仍可查看、播放與閱讀團隊資料。管理端還能查看用量趨勢、成員排行、維護團隊熱詞、查詢與匯出稽核日誌；成員退出或被移除時，其負責的團隊資源可交接給其他成員，資料不會跟著人走。

價格與限制。個人版有免費版可先體驗，短期密集使用有週卡，穩定使用則適合 Pro 月卡或年卡。團隊版首次符合資格可試用 7 天、1 個免費席位與 300 分鐘團隊共享匯入額度；付費制為 USD 29.80／付費席位／月，年付 USD 199／付費席位／年（約 USD 16.58／月），每個付費席位每月提供 2,000 分鐘團隊共享匯入額度，有效團隊套餐下的即時錄製目前不按分鐘扣減。要留意的是，文件與網路匯入會消耗團隊共享額度，重度上傳需求得先算清楚。另外，實際轉寫效果會受錄音品質、噪音、口音、多人搶話與專業術語影響，重要內容建議搭配逐字稿時間點與錄音回放核對。

適合誰。如果你的會議以中文為主、不想多一個機器人進會議室、希望會後能直接問會議內容，而且需要把資料留在團隊而非個人帳號裡，Tinrec 是這一輪裡最貼近需求的一組。

除了 Tinrec，還有哪些選擇？

Otter.ai：英文商務會議的成熟選擇，免費版每月 300 分鐘，Pro 年付折算約 USD 8.49／月。它在英文會議的既有心智很強，若團隊九成以上會議是英文，值得納入評估。它同樣提供桌面端能力，但在中文會議體驗與團隊會議資料沉澱上，Tinrec 的著墨較多。

Notta：與 Tinrec 重合度最高的對手，多語言與檔案轉寫表現不錯，免費版每月 120 分鐘、單次上限 3 分鐘。Tinrec 可拉開差距的地方在無機器人的線上會議錄製、團隊空間，以及會後的 AI 問答與 Agent 後處理。

Granola：同樣採無機器人方式擷取系統聲音，主打「使用者筆記＋AI 增強」，Business 為 USD 14／使用者／月。要特別注意它不保存會議音訊檔，也不支援上傳預錄音檔——如果團隊需要回頭核對原始錄音或整理歷史檔案，Tinrec 在這部分完整得多。

避坑指南：任務分配最容易踩的 3 個坑

坑 1：只把任務寫進會議紀錄，沒寫負責人和期限。「持續追蹤」「再討論」這類字眼沒有主人。每一項待辦至少要有一個名字和一個日期，否則它會在下次會議原封不動出現。

**坑 2：用個人帳號收集團隊會議。**前半年沒問題，等到有人離職或調部門，才發現關鍵決策的脈絡跟著不見了。團隊超過五個人，就該把會議資產放進團隊空間，而不是某個人的雲端硬碟。

**坑 3：以為有逐字稿就等於任務分配完成。**逐字稿只是原料。真正省時間的是把討論轉成待辦、把待辦再變成報告或表格的後半段流程；只用前半段，等於只用了工具三分之一的價值。

總結：你的團隊該選哪一款？

• 中文會議為主，要自動抓出待辦與負責人 → Tinrec
• 不想讓會議機器人加入會議室（資安或客戶在場）→ Tinrec（桌面版採集系統聲音）
• 會後想直接用一句話問出決議重點 → Tinrec（AI 問答）
• 需要把會議資料留在團隊、成員異動也不流失 → Tinrec 團隊版（席位、用量、稽核、資源交接）
• 會議幾乎全英文、預算優先 → Otter.ai
• 只想補齊轉寫、延用既有工作流 → 依現有流程評估 Notta 或 Granola

建議先用 Tinrec 免費版跑一輪你自己的專案會議，把會後整理的時間實際記下來，再決定要不要升級或導入團隊版。工具好不好用，一場真實會議就能看出來。

參考來源

• Asana Tips｜甚麼是專案啟動會議範本?
• 以工作小組或專案為名的會議，真的太多！有效率的會，議程只能有這3個項目－管理好書解讀｜商周
• 專案管理系統，要具備哪些功能？ (會議、工作、報表) | 台灣數位訓練課程
• 專案管理中最常見的會議類型 – 領眾管理顧問有限公司
• 專案啟動會議（Kick-off Meeting）事前準備什麼... - Product Roadmap學習｜104學習