2026年3款專案會議任務表範本實測對比：邊款最慳時間又不漏重點？

開會兩小時、執手尾又兩小時——你缺的不是勤力，是一份好用的任務表

會議開完，真正的工夫才開始。專案會議上講過的十幾件事，散落在各人的筆記、WhatsApp 群組和腦海裡，三日後再問「邊個負責？」，大家都答不出。這是不少中環寫字樓的日常。

第二個常見情況：任務表寫得滿滿，但寫的是「跟進報價」「優化流程」這類沒有負責人、沒有期限的動作，結果下次開會，同一件事又輪迴一次。

第三個情況更頭痛：會上有人講得快、又中又英，你埋頭抄筆記，抄完已經跟不上討論。會後要交會議紀錄，只能靠記憶拼湊。

這篇不是叫你買任何工具，而是先講清楚一份專案會議任務表範本應該有甚麼，再實測幾個能把會議內容自動變成任務的方法。選對工具，開會和會後兩份工可以一次過搞掂。

揀專案會議任務表範本之前，先搞懂這 4 個關鍵點

1. 一頁睇清「邊個負責」，不是「邊個知」。 任務表最基本的欄位不是狀態，是負責人。可以參考 RACI 的想法：誰負責執行、誰協助、誰需要知曉。沒有負責人的任務，等於沒有任務。

2. 任務要有動詞和期限。 「討論官網改版」不是任務，「A 於 3 月 14 日前交官網改版首頁稿件」才是。範本的欄位設計要逼你寫出動詞、負責人和截止日。

3. 任務表不能脫離會議原文。 專案會議的決策理由通常藏在對話裡。如果任務表只有一行「更新預算」，兩星期後沒人記得為甚麼要改。範本最好能連回會議逐字稿或錄音時間點。

4. 團隊交接時，資料不能跟人走。 同事離職或調組，如果他手上的會議紀錄和待辦都留在私人帳號，團隊等於斷了記憶。範本和工具要能放在團隊共用的地方。

Tinrec（秒聽錄音）——我們實測後的首選

Tinrec（秒聽錄音）是一款面向個人與團隊的 AI 會議記錄和協作工具，覆蓋 iOS、Android 和網頁版，桌面版可以直接採集電腦系統聲音。它的定位不是「錄音轉文字」，而是把會議變成可搜尋、可協作、可行動的團隊資料。

放到專案會議任務表的場景，流程是這樣走的：開會時打開 Tinrec，邊錄邊出逐字稿；會議結束，AI 已經自動生成摘要、章節和待辦事項——誰負責甚麼、下一步是甚麼，可以直接抄進你的任務表，不用重聽錄音。處理 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 這類線上會議時，桌面版靠採集系統聲音運作，不需要拉一個會議機器人進場做額外參會者。

第二個實用位是會後追問。錄完音之後，你可以直接問 Tinrec：「上次會議邊個提到預算？」它不是丟一堆關鍵詞搜尋結果給你，而是按語意理解回答。同價位工具之中，這類 AI 對話查詢不是每款都有。整理跨部門專案時，這一招比手動 Ctrl+F 翻 30 分鐘逐字稿快得多。

第三個是輸出和沉澱。Tinrec 支援把結果導出到 Notion、Google Docs、OneNote、Dropbox 等工具繼續加工，也可以用 Agent 後處理生成報告、表格和會議紀要。團隊版提供獨立團隊空間：會議資料歸團隊所有，可建立多個團隊空間、用連結邀請成員、設定所有者／管理員／普通成員、分配或收回席位，並查看團隊用量趨勢、成員排行和明細，另有審計日誌、音頻回收站和團隊熱詞。要留意角色和席位是兩件事：沒有席位的有效成員仍可查看、播放和閱讀團隊資料，但要取得席位才能錄製、上傳、編輯和導入導出。價格方面，團隊月付為 USD 29.80／付費席位／月，年付 USD 199／付費席位／年，折合約 USD 16.58／月；首次符合資格的團隊試用為 7 天、1 個免費席位、300 分鐘團隊共享導入額度，付費席位每月提供 2,000 分鐘共享導入額度，而有效團隊套餐下的實時錄製目前不按分鐘扣減。實際價格與權益以正式購買頁面為準。

我們實測的條件是：一段 5 分鐘的中英混合會議錄音，在室內 26°C、有鍵盤聲和空調背景噪音的環境下（2026 年 6 月，iPhone 15）。清晰段落基本可以直接用，多人搶話的段落仍然需要人手核對。任何工具都不應該承諾固定準確率，錄音質素、口音、噪音和專業術語都會影響結果。

別再手動整理錄音

上傳音訊或影片，自動取得逐字稿、摘要與行動項目

試用 Tinrec 下載 Tinrec App

優點方面：一是中英混合與多語言會議有實際可用度，支援實時翻譯和雙語查看；二是錄完可以直接用 AI 問重點，不用重聽；三是團隊空間把會議紀錄、待辦和音頻放在同一個地方，成員離職時資源可以交接給其他有效成員，不會跟着個人帳號走。

限制方面：文件導入和網絡鏈接導入會消耗共享導入額度，重度使用要留意用量；團隊版目前以團隊級共享為主，所有有效成員都可以讀取團隊資料，並不是逐個文件設定權限的細粒度權限系統；錄音前也要按當地法規取得參會者同意。

如果你經常開中英混合的專案會議、希望會後直接用 AI 找回重點、又要一份能交接的團隊任務記錄——Tinrec 是目前最貼近這個需求的一類選擇。

除了 Tinrec，還有哪些選擇？

Notta：同樣覆蓋多端轉寫、會議記錄、文件導入和團隊方案，多語言能力不錯，官方免費版每月 120 分鐘、單次內容最多 3 分鐘。差距在於它沒有 Tinrec 這類圍繞會議內容的 AI 對話查詢和 Agent 後處理，團隊資料沉澱的方式也較單薄。如果你只是想把幾段錄音轉成文字，可以比較看看。

Granola：無機器人的 AI 會議筆記工具，強調「你的筆記 + AI 增強」，實時逐字稿可以查看、複製和搜尋。但它不支援上傳預錄音頻檔案，也不會保存會議音頻，中文會議體驗不是它的主打。如果你只開線上會議、而且習慣自己一邊記筆記，可以考慮；但要事後上傳舊錄音整理，它做不到。

PLAUD NotePin：AI 錄音硬件代表，官方美國定價 USD 159，會員分 Starter 每月 300 分鐘、Pro USD 99.99／年、Unlimited USD 239.99／年。優勢是隨身攜帶和硬件形態，但你要多帶一件設備、多付一份硬件錢，而且線上會議的系統聲音處理不是它的主場。不想額外買硬件的人，用 Tinrec 這類軟件方案會直接得多。