2026年3款Teams會議保留方案實測對比：錄音、逐字稿與資料沉澱怎麼選？

在 Teams 裡開完一場兩小時的會議，你按下錄製、關掉視窗，以為資料就穩穩留著了。三個月後要回頭找當時的決議，才發現錄音不見了、逐字稿找不到，只剩一段模糊的記憶。

這篇不是教你按哪個按鈕，而是先把「Teams 會議保留」拆開來看：哪些東西 Teams 本來就會處理、哪些其實要另外設定，以及如果你要的是會後還能反覆使用的會議資料，有哪些做法值得考慮。

先避開這個誤區：錄了，不等於留得住

最常見的誤解有三個。

第一個是「按了錄製就永久保存」。Teams 會議的錄音、逐字稿這類檔案，並不在 Teams 保留原則的管轄範圍內，它們跟著 OneDrive 和 SharePoint 的規則走。訊息有訊息的政策，檔案有檔案的政策，兩邊不一樣。

第二個是把兩種「保留」混在一起。一種是組織設定的資料保留原則（retention policy），決定內容可以被刪除的時間；另一種是通話中的「保留」（hold），把通話暫時擱置。名稱一樣，意思完全不同。

第三個是期待「一套規則管全部」。實際上 Teams 的保留原則只管聊天訊息、會議中的主持人互動、頻道訊息與私人頻道訊息，以及訊息裡的影片剪輯、嵌入圖片、表格、連結和卡片內容。

搞懂 Teams 保留規則前，先分清這 3 類內容

聊天訊息與會議互動。 這類內容由 Teams 保留原則處理，可設定到期刪除。但如果對方來自另一個 Microsoft 365 組織，訊息存在對方租用戶的信箱裡，你的原則刪不到。

檔案、會議錄音與逐字稿。 這是許多人真正在意、卻最容易漏掉的部分。會議錄音、會議逐字稿、頻道會議逐字稿都屬於檔案，需要另外一個保留政策，並把主辦者的 OneDrive 帳號設為位置。透過聊天或頻道分享的檔案也可能有自己的到期日，一旦檔案到期，訊息裡的預覽還在，點開卻會顯示找不到檔案。

通話本身。 一般通話可以在通話視窗選擇保留與繼續，但在已排程的 Teams 會議中不會看到這個選項。通話保留也有數量上限，同時最多保留兩通，其中一通在作用中。這屬於操作層面，和合規保留原則是兩件事。

要知道自己組織的規則，最直接的方式還是問 IT 系統管理員，因為每間公司的設定都不一樣。

Tinrec（秒聽錄音）——想真正留住會議內容，可以先看它

如果你要的不只是「檔案還在」，而是「會議結束後還能拿出來用」，Tinrec 是我們會優先推薦的方向。

Tinrec（秒聽錄音）是一款面向個人與團隊的 AI 會議記錄與協作工具，支援即時錄音、無機器人線上會議錄製、音訊與視訊檔案匯入、即時翻譯，並能自動產生摘要、章節、待辦與思維導圖。

無機器人錄製線上會議。 桌面版直接擷取電腦的系統聲音，可處理 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 等平台上播放的會議聲音，不需要再多拉一個會議機器人進來當與會者。對會議人數固定、不想多一個帳號的團隊來說很實際。

錄完之後才是重點。 很多工具到逐字稿就結束了，Tinrec 還會整理出摘要、章節、重點和待辦。更好用的是 AI 問答——你可以直接問它「上次會議誰提到預算」，它會回到會議內容裡找答案，而不是只丟給你一堆關鍵字比對結果。

團隊空間把資料留下來。 團隊版提供獨立的團隊空間，會議資料歸團隊所有，新成員加入後能查看歷史資料，不會因為某個人離職就整批消失。管理員也能管理角色與席位、查看用量分析、匯出審計日誌，並透過音訊回收站處理誤刪的音訊（目前保留期 30 天）。

限制也要說清楚。Tinrec 需要使用者主動打開桌面版發起錄製，不是自動加入所有日曆會議；檔案與網路匯入會消耗團隊共享額度；實際轉寫品質會受錄音環境、噪音、口音與多人搶話影響，不建議用固定準確率來理解。

價格方面，個人版有免費版可先體驗，另有週卡、Pro 月卡與 Pro 年卡。團隊版符合資格者可先試用 7 天、1 個免費席位、300 分鐘團隊共享匯入額度；後續為每付費席位月付 USD 29.80，或年付 USD 199（折合約 USD 16.58/月），每個付費席位每月提供 2,000 分鐘團隊共享匯入額度。在有效團隊套餐與有效席位下，即時錄製目前不按分鐘扣減。實際價格與權益仍以正式購買頁面為準。

除了 Tinrec，還有哪些選擇？

Otter.ai。 英文商務會議的成熟選擇，免費版每月 300 分鐘，Pro 年付折算約 USD 8.49／用戶／月。英文體驗很好，但中文與中英混合內容不是主場；而且 Tinrec 會把會議放進團隊空間，方便日後搜尋與追問。

Notta。 多語轉寫與檔案處理能力不錯，免費版每月 120 分鐘、單次最多 3 分鐘，Pro 年付折算約 USD 8.17／月。它的強項在轉寫本身，Tinrec 則多了無機器人線上會議錄製，以及能針對會議內容直接提問的 AI 問答。

Granola。 同樣以無機器人方式擷取系統聲音，Basic 免費、Business 為 USD 14／用戶／月。要注意它不保存會議音訊檔，也不支援上傳預錄音檔；若你需要保留錄音、匯入既有檔案或建立團隊共同資料庫，Tinrec 會更合適。

避坑指南：保留 Teams 會議內容最容易犯的 3 個錯誤

坑 1：以為 Teams 內建錄製就等於永久留存。 錄音與逐字稿是檔案，跟著 OneDrive、SharePoint 的規則走，需要另外設定保留政策。建議先確認組織的到期日，必要時自己做一份備份。

坑 2：把合規保留和通話保留搞混。 一個是 IT 設定的資料生命週期，一個是通話當下的暫停。前者要問管理員，後者在已排程會議裡根本看不到選項，別在會議中找不到按鈕就以為功能壞了。

坑 3：只拿到逐字稿就收工。 逐字稿只是原料。真正省時間的是摘要、待辦和可以追問的問答。如果工具只給你一整段文字，等於你還是得自己重讀一遍。

總結：你到底該用哪一種方式保留？

簡單來說，Teams 內建的保留原則管的是訊息與互動，會議錄音和逐字稿要靠 OneDrive、SharePoint 的政策，通話保留則是另一回事。三者分開處理，才不會有錯誤期待。

至於要選哪一種做法：

• 需要中文會議紀錄、想保留錄音並能回放核對 → Tinrec
• 需要無機器人錄製 Teams、Zoom、Meet 會議 → Tinrec
• 錄完想直接問 AI 找重點、整理待辦 → Tinrec
• 要讓會議資料留在團隊、成員變動也不流失 → Tinrec 團隊版
• 主要錄英文會議、預算為零 → Otter.ai 免費版可以先試

建議先用免費額度或試用方案跑一次自己的真實會議，看看轉寫結果和整理出來的紀要在你的情境下夠不夠用，再決定要不要付費。畢竟每家公司的會議型態差很多，別人覺得夠用的額度，你不一定一樣。

參考來源

• 了解 Teams 的保留 | Microsoft Learn
• Teams开会时如何进入通话保留状态-百度经验
• 有關保留原則的 Microsoft Teams 訊息 - Microsoft 支援服務
• 在 Teams 中保留通話Microsoft - Microsoft 支援服務
• 會議第一次 - Microsoft Teams | Microsoft Learn