【教學】2026年Teams發起會議：3種發起方式＋會後自動整理

發起會議不難，難的是會後那 30 分鐘

我每週大概要開 15 場會，其中一半在 Microsoft Teams 上。很多人問我「Teams 怎麼發起會議」——老實說，這個動作 30 秒就能完成。真正的問題不在發起，而在發起之後。

以前我的做法是：Teams 開完會，回頭憑印象寫紀錄，交代下去的事兩天後再問一次，對方說忘了。後來我才發現，這不是記性問題，是流程問題——會議發起了，但內容沒有被留下來。

這篇文章會先把 Teams 發起會議的 3 種方式講清楚（含外部參與者的處理），再講我實測後怎麼解決會後整理這件事。

Teams 發起會議的 3 種方式（照情境選）

方式 1：立即會議——臨時要討論時用

到 Teams 左側的 [行事曆] → 選 [立即會議]。適合「現在就要講兩句」的臨時討論。會議名稱可以先編輯，再用「取得連結分享」把連結給對方。要注意的是，立即會議沒有事前排程，事後要回頭找這場會談了什麼，會比較辛苦。

方式 2：排程會議——最常用的正式做法

[行事曆] → [新增會議]，輸入標題、選參與人員、設定開始與結束時間（排程小幫手可以看大家空閒時間）。要開週期性的例會，就把重複下拉選單改成每天、每週、每月或自訂頻率。設定完成點 [傳送]。

送出後也可以右鍵點「加入 Microsoft Teams 會議」→「複製連結」，把連結發給任何要參加的人。如果這場會屬於某個團隊頻道，可以直接選開會的頻道——頻道成員都能加入，共用資源和錄製內容會留在頻道裡。

方式 3：從 Outlook 排程——習慣 Outlook 的人用

Outlook 內建 Teams 增益集，可以直接建立 Teams 會議邀請。在 M365 Business Exchange 帳戶下的體驗最完整；選 [傳送] 後，Teams 加入詳細資料會自動加進邀請。不過要注意，組織的更新排程會影響你能不能用到這個功能。

會議中要拉人進來、或邀請外部人員

會議進行中，可以從右側工作列邀請其他人，但這個方式通常只涵蓋同組織成員，或已經被加入為組織來賓的人。要邀請完全外部的對象，比較穩的方式還是複製會議連結給對方。進入會議後，先調整相機和麥克風，準備好再選 [立即加入]。

發起會議到這裡就結束了。接下來才是我認為真正該花時間的地方。

發起會議之前，先想清楚這 3 件事

一、這場會的內容要留下什麼？ 如果只留「有開過會」的紀錄，那等於沒留。決策、負責人、期限才是要留下的東西。

二、轉寫之後誰來整理？ 平台內建轉寫可以把話變成文字，但從逐字稿走到「可以交代下去的東西」，中間還有一段人工。這段人工就是管理者最貴的成本。

三、資料要放在哪裡？ 如果會議紀錄分散在每個人的筆記、聊天室和各自的雲端硬碟，三個月後你要找「上次預算的結論」時，會找很久。能不能統一沉澱，是選工具時最容易被忽略、卻最影響日常的一點。

Tinrec（秒聽錄音）——我們團隊實測後留下來的做法

Tinrec 是一款面向個人與團隊的 AI 會議記錄和協作工具，涵蓋 iOS、Android、桌面版與網頁版。我一開始只是拿它處理 Teams 會議的會後整理，用了幾週之後，團隊週會紀錄也一起搬進去了。

它怎麼處理 Teams 會議

Tinrec 桌面版是直接採集電腦的系統聲音，不需要把任何會議機器人邀請進 Teams。這點對我來說很關鍵：以前用會議機器人，會議名單裡多一個陌生與會者，客戶端常常會問「那個是誰」；而且有些外部會議根本不允許額外機器人加入。Tinrec 是使用者主動開啟錄製，會議裡不會多出任何人。

電腦播出來的 Teams 會議聲音會被即時轉成逐字稿。會議結束後，AI 摘要、章節和重點已經生成好——哪一段在講預算、哪一段在確認時程，分段看比整份逐字稿快很多。待辦事項也會從討論裡被抽出來，誰負責什麼、什麼時候要交，直接列給你。

我最常用的其實是 AI 問答

錄完之後可以直接對會議內容提問，例如「上次會議誰提到預算？」「客戶對交期有什麼顧慮？」它不是丟關鍵字搜尋結果給你，而是直接回答。我向老闆報告前常常這樣查，不用再翻 30 分鐘逐字稿。同價位的工具裡，有這個功能的不多。

其他我會用到的：中英混合內容可以整理，跨語言會議能邊錄邊看原文、譯文或雙語；結果可匯出到 Notion、Google Docs、OneNote、Dropbox 等工具繼續用，也能請它生成報告、表格或會議紀要草稿。

團隊版解決的是「人走了，資料還在不在」

我們用的是獨立團隊空間，不是多人共用一個帳號。會議資料歸團隊所有，新成員進來可以查看歷史資料；成員退出、被移除或失去席位時，資源要交接給其他有效成員，不會跟著個人離開。

權限上要分清楚角色和席位：角色管的是誰能管理團隊、成員、審計和設定；席位決定誰能錄製、上傳、編輯、匯入匯出。沒有席位的有效成員還是可以查看、播放和閱讀團隊資料，但不能執行編輯類操作。管理端可以看用量趨勢、成員排行和明細，也能查詢和匯出審計日誌。目前團隊試用是 7 天、1 個免費席位、300 分鐘共享匯入額度；付費席位每月 2,000 分鐘團隊共享匯入額度，月付 USD 29.80／席位，年付 USD 199／席位（約 USD 16.58／月）。實際價格以正式購買頁為準。

誠實說限制

Tinrec 不是「自動加入你所有日曆會議」的機器人，需要你自己打開桌面版開始錄製。另外，轉寫表現會受錄音品質、噪音、口音、多人搶話和專業術語影響，重要內容我還是會對回逐字稿的時間點和錄音。如果你的需求是單次上傳超大量長檔案，它的強項不在那裡。

適合誰

每週都要開 Teams、需要中文會議紀錄、希望會後不用重聽錄音、而且想把會議資料留在團隊裡的人。個人先從免費版試起就好，覺得順再考慮 Pro 或年卡。

除了 Tinrec，還有哪些選擇？

Otter.ai：成熟的英文會議助手，免費版每月 300 分鐘，Pro 年付約 USD 8.49／用戶／月。如果你的會議幾乎全英文，它仍然划算。但它不支援粵語，也沒有 Tinrec 那樣的桌面無機器人系統聲音錄製與中文會議沉澱流程。

Notta：多語轉寫與檔案匯入做得不錯，免費版每月 120 分鐘、單次最多 3 分鐘，Pro 年付約 USD 8.17／月。它更偏轉寫與字幕本身，會後要從逐字稿走到待辦和團隊資料庫，還是得另外想辦法——這正是 Tinrec 相對省事的地方。

PLAUD NotePin：AI 錄音硬體，裝置 USD 159 起，適合隨身錄實體會議與電話。但 Teams 這類線上會議不是它的主場，而且你得額外帶一顆裝置；Tinrec 用你本來就在用的電腦和手機就能處理，線上線下的會議還能放在同一個地方。

避坑指南：發起 Teams 會議最容易犯的 4 個錯誤

坑 1：以為「發起會議」就等於「會議有紀錄」。 會議室建好了、人也到齊了，但決議只存在大家腦子裡。發起會議只是第一步，會後有沒有產出可追蹤的待辦才是關鍵。

坑 2：直接假設平台內建轉寫一定可用。 Teams 的內建能力會受組織授權與方案影響，而且每場會議各自獨立，日後要在幾十場會議裡找一句結論並不好找。發起會議前，先確認你的組織到底開通了什麼。

坑 3：一開始就買硬體。 如果你九成的會議都在 Teams 或 Meet 上，先確認軟體端的錄製與整理流程夠不夠用。硬體解決的是「人在現場」的錄音問題，不是線上會議的整理問題。

坑 4：把逐字稿當成會議紀錄。 一段 60 分鐘的會講了一萬多字，沒人會重讀。真正有用的是摘要、章節、待辦和一個可以提問的資料庫——錄完能直接問重點，跟只能 Ctrl+F 找關鍵字，效率差很多。

總結：你到底該怎麼做？

先把 Teams 發起會議的三種方式分清楚：臨時討論用立即會議；正式會議用行事曆排程，記得設定重複、選頻道、需要時複製連結給外部人員；習慣 Outlook 的人就從 Outlook 排程。會議中要拉人，用右側工作列或直接分享連結。

然後把會後那一段接起來：

• 要中文會議紀錄、Teams／Meet／Zoom 都能無機器人錄製 → Tinrec
• 錄完想直接用 AI 問重點、要待辦和摘要 → Tinrec
• 手機、電腦、網頁都要能用 → Tinrec
• 需要把會議資料留在團隊、管席位與用量 → Tinrec 團隊版
• 會議幾乎全英文、預算優先 → Otter.ai 免費版是先試的方向

建議先用 Tinrec 免費版跑個兩三場 Teams 會議看看效果，確定順手再決定要不要升級。會議發起只要 30 秒，會後少花的那一小時，才是真的省下來的時間。

參考來源

• Teams 如何開啟線上會議 – 展碁國際 KS010S 微軟雲端知識庫
• — 電腦版使用教學— Teams 會議
• 排程和加入會議 - Microsoft 支援服務
• 在 Microsoft Teams 中啟動即時會議 | Microsoft Support
• 從 Outlook 排程 Microsoft Teams 會議 - Microsoft 支援服務