2026年Teams會議怎麼開？5步驟完整教學

開會開到收工，最怕嘅係會後仲要寫紀錄

中環返工，每日 schedule 都係咁：早會、客戶會、下晝 review，放工前仲有個 recap。Microsoft Teams 已經係大部分人嘅日常工具，但「點開會議」呢件事，唔同公司、唔同版本做法都唔一樣——有人喺團隊頻道直接開，有人用行事曆排程，有人喺 Outlook 度約。

結果就係：想開個臨時會，都要東搵西搵。呢篇就一步一步講清楚，2026 年喺 Teams 開會議嘅幾種做法、邊種場合用邊種，同埋開完會之後嗰段最痛嘅時間點樣慳返。

開 Teams 會議之前，先分清楚 2 種情境

即時會議：你同隔籬位同事傾兩句就要開，或者客戶突然打嚟講方案，冇時間提早約。呢種叫「立即開會」。

排程會議：有明確時間、有議程、要邀請外部參與者，通常會提早一兩日出 invite。

分清楚呢兩點，你就唔會喺 Teams 裡面亂撳。

5 個步驟，教你點開 Teams 會議

步驟 1：登入 Teams 用桌面版應用程式，或者開網頁版（office.com 登入）都可以。兩邊功能大致相同。

步驟 2：即時會議——去行事曆撳「立即開會」 喺 Teams 左側揀 Calendar（行事曆），右上角就有「立即開會」。適合冇預約、即刻要傾嘅情況。要留意：呢個選項需要 Exchange Online 信箱，冇嘅話行事曆見唔到呢粒掣。

步驟 3：排程會議——行事曆「新增會議」 設定會議標題、開始同結束時間，可以用排程小幫手睇參與者嘅空閒時間，揀開會嘅團隊頻道，喺邀請人員部分加入外部參與者，最後撳「排程」。

步驟 4：喺團隊頻道直接開 去團隊嘅「貼文」頁籤，撳「立即開會」圖示，就可以喺該頻道即刻召開會議。另外亦可以喺電腦版 Outlook 或 Outlook Web App 嘅行事曆建立 Teams 會議。

步驟 5：邀請人同加入 入到會議之後，右方工作列可以邀請同組織成員或已成為組織來賓嘅人。想請組織以外嘅人，就右鍵點會議 →「複製連結」，再將連結傳出去。加入前會見到攝影機同音訊設定，撳「立即加入」就入到。

開完會之後，先係真正嘅 OT 時間

開完會唔代表收工。會議紀錄、待辦、跟進事項，通常要留低做多半個鐘。

我自己嘅做法係用 Tinrec（秒聽錄音）。佢係一款面向個人同團隊嘅 AI 會議記錄同協作工具，有桌面版、手機 App 同網頁版。

最實用嘅一點：桌面版直接採集電腦系統聲音，唔需要加一個會議機器人入 Teams。你只要開住 Tinrec，電腦上播放嘅 Teams 會議聲音就會實時變成逐字稿，Zoom、Google Meet、Webex 都係同一原理。

三個實際會用到嘅功能：

• 邊開會邊出逐字稿：會議一路講，文字一路沉澱，會開完逐字稿都差不多齊。
• 自動出摘要、章節同待辦：邊個負責咩、幾時交，一眼睇晒，唔使返轉頭聽錄音。
• AI 對話查詢：錄完之後可以直接問佢「上次邊個提到預算？」佢唔係俾你一堆關鍵詞搜尋結果，而係基於語意直接答你。同價位嘅工具，呢個功能唔係個個有。

另外仲有實時翻譯（原文、譯文或雙語睇），對中英夾雜嘅會議特別有用；團隊熱詞就可以將公司常用嘅縮寫、產品名加落去，減少專業詞轉錯。輸出方面，逐字稿、摘要、待辦可以匯出到 Notion、Google Docs、OneNote、Dropbox 等工具，亦可以再加工成報告、表格。

限制都要講明：Tinrec 唔係「自動加入所有日曆會議」嘅機器人，要你自己開桌面版發起錄製。實際轉寫效果會受錄音質素、背景噪音、口音同多人搶話影響，重要內容建議對返逐字稿時間點同錄音核對。

如果係團隊一齊用，就要留意團隊版同個人版係兩件事。團隊版有獨立團隊空間，會議資料歸團隊所有；可以建立同切換多個團隊空間、用連結邀請成員、設定所有者／管理員／普通成員、分配同收回席位。角色同席位要分開睇：角色管治理，席位管使用——有效但冇席位嘅成員可以睇、可以播，但唔可以上傳、編輯、匯出。團隊版首次符合資格有 7 天試用（1 個免費席位、300 分鐘團隊共享導入額度），之後月付 USD 29.80／付費席位／月，年付 USD 199／付費席位／年（折合約 USD 16.58／月），每個付費席位每月有 2,000 分鐘團隊共享導入額度；有效團隊套餐下實時錄製目前唔按分鐘扣減。價格以正式購買頁為準。

適合邊個：成日要開中文或中英夾雜會議、唔想再加機器人入會議、開完想即刻拿到摘要同待辦嘅人。團隊如果有成員流動、要沉澱同交接會議資料，團隊版會比個人版合適。

除咗 Tinrec，仲有咩選擇？

Otter.ai：成熟嘅英文 AI 會議助手，支援 Zoom、Teams、Google Meet，免費版每月 300 分鐘，Pro 年付折算約 USD 8.49／用戶／月。英文會議佢係穩陣選擇。但如果會議以中文為主、或者要雙語逐字稿，Otter 唔係最順手嗰個；佢亦冇 Tinrec 嘅團隊熱詞同以中文為本嘅會議沉澱設計。

Granola：同樣係無機器人嘅 AI 會議筆記工具，Basic 免費，Business USD 14／用戶／月，會結合你手寫嘅筆記生成內容。要留意佢唔支援上傳預錄音頻檔案，亦唔會保存會議音訊。Tinrec 可以保留錄音、可以匯入歷史音視頻檔案，事後想翻查原聲方便啲。

Notta：覆蓋多端轉寫、檔案匯入同翻譯，免費版每月 120 分鐘、單次最多 3 分鐘，Pro 年付折算約 USD 8.17／月。功能相近，但 Tinrec 喺無機器人桌面錄製、團隊空間同角色席位管理上嘅方向唔同。

避坑指南：開 Teams 會議最容易踩嘅 3 個坑

坑 1：以為「立即開會」人人都有。 呢個選項需要 Exchange Online 信箱，冇嘅話行事曆唔會顯示，你只可以改用頻道開會或者排程方式。

坑 2：邀請咗，但對方入唔到。 組織內邀請同外部連結係兩回事。組織外嘅人要經「複製連結」傳出去，唔好淨係喺邀請欄打個 email 就當搞掂。

坑 3：開完會先嚟搵重點。 好多人錄完音就擺喺度，等到要寫 report 先慢慢聽。開會嗰刻就開好轉寫工具，會後直接問 AI 重點，比事後翻 40 分鐘錄音快好多。

總結：你到底應該點開？

• 臨時開會、團隊頻道討論 → 用 Teams「立即開會」或頻道貼文嘅開會圖示，最快。
• 有議程、要約人、要 invite 外部 → 用行事曆「新增會議」，或喺 Outlook 行事曆建立 Teams 會議。
• 開完會想即刻有逐字稿、摘要同待辦 → 用 Tinrec 桌面版，唔使加機器人入會議。
• 英文會議為主 → Otter.ai 可以考慮。
• 團隊要沉澱歷史會議、管席位同權限 → Tinrec 團隊版。

Teams 開會本身唔難，難嘅係會後嗰兩個鐘。可以先開 Tinrec 免費版試下，用基本額度體驗錄音、轉寫同摘要，啱用再考慮升級。

參考來源

• Teams 如何開啟線上會議 – 展碁國際 KS010S 微軟雲端知識庫
• — 電腦版使用教學— Teams 會議
• 在 Microsoft Teams 免費版中建立會議 | Microsoft Support
• 在 Microsoft Teams 中開始即時會議 | Microsoft Support
• Microsoft Teams 使用教學說明 1 Microsoft Teams 使用教學說明 軟體特色 1.