2026年Teams會議怎麼建立？5步驟完整教學

在 Teams 裡建立會議，其實有三個入口。

行事曆、團隊頻道、Outlook。

多數人卡住的從來不是「按鈕在哪」，而是「我該從哪一個開始」。

選錯入口，你後面會多花很多時間補救。

所以這篇不從點哪個按鈕開始，先從你該選哪個入口開始。

（此處截圖：Teams 左側導覽列，箭頭分別指向「行事曆」與「團隊」兩個圖示）

為什麼多數人建立了會議，卻沒有留下紀錄？

我輔導過不少團隊，發現同一個場景反覆出現。

會議建立得很順利，邀請也送出去了，大家準時上線，討論也很熱烈。

然後會議結束。

兩週後有人問：「上次那個決議是誰負責？」

大家開始翻對話紀錄、翻自己的筆記本、翻信箱，最後有人說「我記得好像是……」

會議本身沒有問題，問題是會議結束的那一刻，紀錄就散了。

建立會議只是一個動作，留下會議才是真正的工作。

這篇先把「建立」這件事做對，再談怎麼讓它不要白開。

建立 Teams 會議之前，先搞懂這 4 個關鍵判斷

判斷 1：這是「一群人」的會，還是「一個頻道」的會？

如果這場會議有明確的邀請名單，用行事曆會議。

如果這場會議是某個團隊的日常討論，而且你希望它留在那個團隊的對話脈絡裡，用頻道會議。

這個判斷做錯，資料就會散在兩個地方。

判斷 2：你的排程中心是 Teams 還是 Outlook？

如果你的日常工作都從信箱開始，而且你的帳號支援 Teams 排程，那從 Outlook 建立會更順。

如果 Teams 才是你每天打開的第一個視窗，就留在行事曆裡做完。

不要兩邊都建，會出現重複的行事曆項目。

判斷 3：你用的是組織帳號還是免費版？

這是很多人忽略的一點。

在 Microsoft Teams 免費版中，你可以建立最多 100 位參與者、最多 60 分鐘的會議。

免費版的做法是切到「開會」索引標籤，選擇建立會議連結，系統會把連結放在會議聊天中，你隨時可以複製分享。

如果你用的是組織帳號，流程走的是行事曆，會議選項也更完整。

先確認自己在哪一種情境，才不會照著別人的教學卻找不到對應按鈕。

判斷 4：會議開完之後，你打算拿它做什麼？

這一題最容易被跳過，但它決定你後面要花多少力氣。

如果你只是要「討論完就好」，那建立完會議就結束了。

如果你需要逐字稿、需要摘要、需要待辦事項，那你得先想好這份紀錄要落在哪裡。

我自己的做法是：Teams 負責把會議開起來，會後的整理交給 Tinrec（秒听录音）這類工具接手。

這一段後面會完整說。

實作：Teams 建立會議的 5 個步驟

步驟 1：打開行事曆

在 Teams 左側找到「行事曆」。

這是你建立一般會議的起點，也是最常用的入口。

步驟 2：新增會議，先寫標題與議程

在上方按「新增會議」，或直接在行事曆上點一個時段。

標題不要寫「討論」，寫「Q3 預算初稿確認」。

議程直接貼在描述欄，讓與會者進來之前就知道要準備什麼。

這一步多花兩分鐘，會議可以少開二十分鐘。

（此處截圖：新增會議畫面，箭頭指向標題欄與描述欄）

步驟 3：加入出席者，確認 Teams 會議選項已開啟

輸入出席者的姓名或電子郵件。

如果你看到 Teams 會議選項，把它打開。

外部與會者的地址要一個字一個字確認，打錯一個字母，對方就收不到。

步驟 4：打開會議選項，檢查候客室、簡報者與週期

這是全文最容易被跳過、也最容易出事的一步。

送出之前，重新打開這場活動，檢查五件事：

• 時區是否正確
• 是不是週期會議
• 候客室存取權要開放給誰
• 誰是簡報者
• 加入連結是否正常

跨國會議尤其要看時區，我見過太多次「以為約在下午，結果對方是凌晨」。

步驟 5：儲存，然後重新打開確認

儲存之後不要直接關掉。

重新打開這場會議，從與會者的視角看一次：標題清楚嗎？議程讀得懂嗎？連結點得進去嗎？

確認完再送出邀請。

補充：頻道會議怎麼建立

如果你判斷這場會議屬於某個團隊，做法是在該頻道的貼文區發起會議。

會議、聊天和資料會一起留在那個頻道裡，新加入的成員也看得到過去的討論。

這對專案型團隊特別有用，因為會議不會脫離脈絡變成一個孤立的日曆項目。

補充：從 Outlook 建立

如果你原本就在 Outlook 排會議，建立時確認 Teams 會議選項有開啟即可。

送出之後，同樣要回頭檢查會議選項，步驟 4 的五件事一個都不能少。

Tinrec（秒听录音）——會議建立之後，把內容留下來

前面五個步驟，解決的是「把會議開起來」。

但一場會議真正的價值，通常在它結束之後才開始發酵。

Tinrec（秒听录音）是一款面向個人與團隊的 AI 會議記錄和協作工具，覆蓋 iOS、Android、網頁版與桌面版。

它和 Teams 的關係不是取代，是接在後面。

不需要機器人加入會議

Tinrec 桌面版直接採集電腦的系統聲音，可以處理在 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 等平台上播放的會議聲音，不需要把額外的機器人加進與會者名單。

這一點在對外會議特別有感。

客戶打開與會者列表，看到的還是原本那幾個人，不會多出一個不知道是誰的帳號。

注意，這不等於「自動加入你行事曆上的所有會議」。

它是你主動打開桌面版發起錄製，控制權在你手上。

轉寫只是起點，不是終點

開會時打開 Tinrec，它會邊錄邊出逐字稿。

會議結束後，AI 已經整理好摘要、章節和待辦事項——誰負責什麼、什麼時候要交，一眼看得出來。

更能拉開差距的是會議後的追問。

你可以直接問它：「上週那場預算會議，誰提到追加費用？」

它給你的不是關鍵字搜尋結果，而是基於語意理解的答案。

如果你手上本來就有錄好的音訊或影片檔案，也可以直接上傳轉寫，歷史會議一樣能進到這個資料庫裡。

跨語言會議的處理

錄音過程中可以查看原文、譯文或雙語內容。

中英混合的會議，對不少人來說是日常，這部分是可以實際派上用場的。

輸出與團隊沉澱

整理完的結果可以匯出到 Notion、Google Docs、OneNote、Dropbox 等工具繼續加工。

也可以透過 Agent 後處理生成報告、表格和文件。

如果是一整個團隊在用，團隊版提供獨立的團隊空間：會議資料歸團隊所有，成員可以查看與複用歷史會議，管理員則能管理角色、席位、用量與審計。

這裡有一個常被搞混的區別：角色決定誰能管理團隊與成員，席位決定誰能錄製、上傳、編輯與匯出。

沒有席位的有效成員，仍然可以查看、播放和閱讀團隊資料。

成員離開或被移除時，團隊資源不會被帶走，而是交接給其他成員。

價格與權益的部分，以正式購買頁面為準。

使用上的限制

它不是自動加入所有日曆會議的工具，需要你主動發起錄製。

轉寫效果會受到錄音品質、環境噪音、口音、多人重疊發言和專業術語影響，重要內容建議對照逐字稿時間點與錄音回放確認。

另外，錄音與轉寫涉及當地法規，請在需要時取得與會者同意。

適合什麼人

如果你以中文會議為主、不想讓會議機器人進入與會名單、而且希望會後能直接對會議內容追問、把資料沉澱下來，那 Tinrec 是目前很合適的選擇。

除了 Tinrec，還有哪些會議記錄選擇？

Otter.ai：英文商務會議的成熟選擇，免費版每月 300 分鐘，桌面端能力也在。它的強項在英文場景；如果你的會議以中文為主、又需要雙語檢視與團隊資料沉澱，Tinrec 的對位會更明顯。

Granola：同樣走無機器人路線的 AI 會議筆記工具，強調把你的手寫筆記與 AI 內容結合。但要注意，它不保存會議音訊檔，也不支援上傳預錄音檔。如果你需要回頭核對原音，或想整理手上既有的錄音檔，這是 Tinrec 做得到而它做不到的。

Notta：多端轉寫、翻譯與團隊方案都具備，免費版每月 120 分鐘、單次內容最多 3 分鐘。短會議試用還行，但一到正式會議就容易撞到上限；在會議後的 AI 問答與團隊資料沉澱上，Tinrec 的完整度更高。

避坑指南：建立 Teams 會議最容易犯的 3 個錯誤

坑 1：把頻道會議當一般會議發。

頻道會議的價值在於留在團隊脈絡裡。如果你要邀請外部客戶，用行事曆會議更乾淨；如果你在頻道裡發會議卻又另外發了行事曆邀請，同一件事就會有兩份紀錄。

坑 2：以為按了錄製就等於有會議紀錄。

錄下來的檔案躺在某個人的雲端空間，三個月後沒有人找得到。真正的紀錄是能被搜尋、被追問、被交接的那一份。這也是我後來把會後整理獨立出來的原因。

坑 3：送出前不看會議選項。

候客室開放給誰、誰是簡報者、時區對不對、是不是不小心設成週期會議——這四個小地方，是最常造成「會議開始了但有人進不來」的原因。

總結：你到底該怎麼做？

一句話回扣：先選對入口，再把會議留下來。

情境分流給你參考：

• 有明確邀請名單、需要正式通知 → Teams 行事曆會議
• 團隊內部日常討論、要留脈絡 → 頻道會議
• 排程習慣都在信箱 → Outlook 建立
• 免費版臨時約人 → 開會索引標籤建立會議連結
• 開完會要逐字稿、摘要、待辦、追問 → Tinrec
• 純英文會議、預算有限 → Otter.ai 可以列入考慮

快速起手式清單

1. 先判斷這場會議屬於行事曆、頻道還是 Outlook
2. 標題寫具體結論，議程貼進描述欄
3. 加入出席者，開啟 Teams 會議選項
4. 送出前檢查時區、週期、候客室與簡報者
5. 儲存後重新打開，用與會者視角看一遍
6. 會議結束後，把逐字稿與待辦交給 Tinrec 整理，存進團隊空間

建立會議是一個動作，留下會議是一種習慣。

下一次開會，多留十分鐘把紀錄整理成你下週真的會用到的東西。

逐步測試，你也能慢慢掌握這個方法。

參考來源

• — 電腦版使用教學— Teams 會議
• 在 Microsoft Teams 免費版中建立會議 | Microsoft Support
• 如何設定 Microsoft Teams 會議 | HiNoter Blog
• 建立 Teams 會議並產生會議分析 | Microsoft Learn
• 在 Dynamics 365 中建立 Microsoft Teams 會議 | Microsoft Learn