2026年Microsoft Teams會議記錄實測：4種做法哪個最適合你？

Teams 會議記錄可以做到什麼程度？

Microsoft Teams 本身就有會議記錄功能，而且不只一種。

廣義來說，Teams 的「會議記錄」至少包含四種做法：會議筆記、即時謄寫、會議錄製、Copilot AI 摘要。每種做法產出的東西不同，適用的場景也不同。

如果你只是想知道「Teams 能不能做會議記錄」，答案很明確：可以。但如果要選出最適合你的做法，就得先搞清楚這四種功能各自的限制。

老實說，多數人第一次用 Teams 開會時，會先想到「錄製」，但錄製檔不一定有逐字稿；想要逐字稿，又得另外開啟謄寫功能。這中間的落差，就是很多人覺得 Teams 會議記錄不好用的原因。

這篇文章我會用實際操作的角度，把四種做法拆開說明。你可以依照自己的開會頻率、授權版本和後續整理需求，判斷哪一種最值得用。

Teams 的四種會議記錄做法：先看懂差異

做法一：會議筆記

會議筆記比較像「共用的議程與待辦清單」，而不是自動產出的逐字稿。

在會議前或會議中，主辦人或與會者可以透過筆記分頁，新增議程、重點和任務，並把任務指派給特定人員。所有變更都會即時同步，會議結束後筆記也會自動儲存。

適合的情境是：會議人數不多、討論項目明確，而且有人願意在會議中同步整理重點。

要注意的是，會議筆記的內容需要人工輸入，Teams 不會自動幫你抓重點。如果你期待的是「開完會就有一份完整記錄」，會議筆記可能幫不上忙。

做法二：即時謄寫（轉錄）

即時謄寫才是多數人心中「會議記錄」的樣貌。

開啟後，Teams 會用語音辨識技術，把會議中的發言即時轉成文字，邊開會邊顯示在右側面板。會議結束後，逐字稿會跟著會議一併保存，與會者可以事後查看或下載。

這功能對需要完整對話紀錄的人很實用，例如訪談、跨部門協調或需要留存的正式會議。

但即時謄寫有一個重要前提：功能必須先由 IT 管理員在會議原則中開啟，而且通常只適用於自己組織發起的會議。參加外部組織的會議時，未必能自行啟動謄寫。

做法三：會議錄製

會議錄製會保存音訊、影片和螢幕分享畫面，錄製檔存到 OneDrive 或 SharePoint。

錄製本身不是「文字記錄」，但錄製時可以選擇同時開啟轉錄，這樣錄影檔就會附帶逐字稿和隱藏字幕。播放錄影時，可以點擊逐字稿中的任一段，直接跳到對應的畫面。

如果你的會議有大量畫面操作、簡報展示或需要事後回看情境，錄製會比純文字逐字稿更有用。

不過，錄製功能同樣受限於授權和組織原則。會議召集人和錄製發起人都需要具備特定 Microsoft 365 授權，來賓通常無法錄製會議。

做法四：Copilot 會議摘要

Copilot 是目前 Teams 中最接近「AI 會議記錄」的功能。

啟用後，Copilot 會自動整理會議重點、摘要討論內容，並列出待辦事項與負責人。會議中也可以直接向 Copilot 提問，例如「剛才討論了哪些決策？」或「誰負責跟進這件事？」

這功能最大的優勢是「不用自己聽完兩小時的錄音」。Copilot 直接把重點撈出來，省下大量回聽時間。

但 Copilot 需要額外的 Microsoft 365 Copilot 授權，不是所有 Teams 使用者都能用。如果你的組織沒有購買 Copilot，這個選項就不在考量範圍內。

實測：Teams 會議記錄的操作步驟

如何開啟即時謄寫

1. 加入會議後，點選會議控制列上的「其他動作」（三個點圖示）。
2. 選擇「錄製及轉錄」。
3. 點選「開始謄寫」。

開始後，會議畫面右側會出現即時逐字稿。所有與會者都會看到謄寫已開啟的通知。

如果選單中沒有「開始謄寫」，通常代表 IT 管理員尚未開啟轉錄原則，或是你參加的是外部組織的會議。這不是你操作錯誤，而是權限問題。

如何開啟會議錄製並附帶逐字稿

1. 會議中點選「其他動作」。
2. 選擇「錄製及轉錄」。
3. 點選「開始錄製」。

錄製開始後，所有參與者都會收到通知。當所有人離開會議時，錄製會自動停止。如果有人忘記離開，系統每四小時會自動重新啟動一次錄製，直到最後一位參與者離開。

錄製檔會儲存在會議召集人的 OneDrive 或 SharePoint。預設情況下，只有召集人和共同召集人可以下載或刪除錄製檔。

如何開啟會議筆記

1. 在會議視窗中，點選上方的「筆記」分頁。
2. 點選「建立筆記」。
3. 輸入議程、重點或任務。

會議筆記的內容會即時同步給所有與會者。會議結束後，筆記仍會保留在會議詳細資料中，方便事後查閱。

如何使用 Copilot 摘要

1. 確認會議已開啟轉錄或錄製。
2. 點選會議控制列上的 Copilot 圖示。
3. 選擇「摘要會議」或直接輸入問題。

Copilot 需要會議有謄寫或錄製作為基礎，才能分析內容。如果謄寫被關閉，Copilot 也無法產生摘要。

免費版 Teams 的會議記錄夠用嗎？

這個問題沒有標準答案，取決於你要的是哪一種記錄。

如果你的需求是「開會時手動記重點」，免費版 Teams 的會議筆記功能就能滿足，而且不限組織版本。

如果你要的是「自動逐字稿」，免費版未必能直接使用。即時謄寫通常需要組織的 Microsoft 365 授權和管理員開啟原則，個人免費帳號的使用情境會受到較多限制。

如果你要的是「AI 自動摘要、自動待辦」，那就必須有 Copilot 授權。這是最省時間的做法，但也是門檻最高的做法。

簡單來說，免費版 Teams 適合手動整理、輕度使用；大量會議、需要自動逐字稿或 AI 摘要的團隊，就要把授權成本一併評估進去。

使用 Teams 會議記錄的 4 個注意事項

1. 先確認組織原則是否開啟

很多功能不是找不到，而是被 IT 管理員關閉了。

如果你在會議中看不到「開始謄寫」或「開始錄製」，第一步不是懷疑自己不會操作，而是去問管理員會議原則是否已開啟轉錄與錄製權限。

2. 外部會議的權限不同

參加其他組織發起的會議時，你通常無法自行啟動謄寫或錄製。

這是 Teams 的設計限制。如果你常參加外部會議又需要記錄，事前要確認主辦方是否會開啟相關功能，或考慮使用其他錄音轉寫工具作為輔助。

3. 錄製不等於逐字稿

很多人以為按下錄製，就會自動得到一份文字記錄。實際上，錄製和轉錄是兩個可以獨立開關的功能。

如果你需要文字逐字稿，記得確認「轉錄」有跟著開啟。否則錄完兩小時，你還是要自己想辦法把聲音變成文字。

4. 錄製檔有儲存位置和權限限制

錄製檔不是放在會議聊天室裡，而是存到 OneDrive 或 SharePoint。

如果你開完會找不到錄製檔，先去會議召集人的 OneDrive 找。此外，預設只有召集人和共同召集人能下載或刪除，其他與會者只能觀看。

常見問題

Teams 會議記錄會自動儲存嗎？

會。會議筆記和謄寫逐字稿都會自動儲存，會議結束後仍可從會議詳細資料中存取。錄製檔則會儲存到 OneDrive 或 SharePoint。

Teams 可以自動產生會議摘要嗎？

可以，但需要 Microsoft 365 Copilot 授權。啟用 Copilot 後，它會根據會議轉錄內容自動整理摘要、決策和待辦事項。

為什麼我的 Teams 沒有「開始謄寫」選項？

最常見的原因是組織的會議原則未開啟轉錄功能。另一個可能是你參加的是外部組織的會議，這類會議通常不允許外部參與者自行啟動謄寫。

Teams 免費版可以錄製會議嗎？

免費版 Teams 的會議錄製功能受到較多限制。具體可用性取決於你的帳號類型和組織原則。如果你需要穩定的錄製與轉錄功能，建議確認自己是否具備符合條件的 Microsoft 365 授權。

會議錄製檔可以下載嗎？

預設只有會議召集人和共同召集人可以下載或刪除錄製檔。其他與會者通常只能線上觀看。

總結

Teams 的會議記錄功能比多數人想像中完整，但前提是你搞清楚四種做法的差異。

會議筆記適合手動整理、即時謄寫適合需要逐字稿的人、會議錄製適合回看畫面、Copilot 則適合想完全跳過整理過程的人。每一種都有用，但每一種也都有權限和授權上的限制。

如果你每週開會超過 3 次，又常需要回聽會議內容，建議先確認組織的 Teams 授權是否已開啟轉錄功能。若權限受限或需要更靈活的語音轉文字工具，可以另外尋找專門的錄音轉寫方案來補足這個缺口。

參考來源

• 在 Microsoft Teams 中記錄會議筆記 - Microsoft 支援服務
• 開啟 teams 中的『會議轉錄(謄寫)』與Copilot會議記錄、摘要功能
• 在 Microsoft Teams 中錄製會議 - Microsoft 支援服務
• 管理 Teams 會議與活動的錄影政策 - Microsoft Teams | Microsoft Learn
• Teams 會議如何自動記錄會議逐字稿 – 展碁國際 KS010S 微軟雲端知識庫