2026年3招搞定Teams會議新增人員：從排程前、進行中到會後補邀的實用做法

為什麼 Teams 會議新增人員，比你想像中更需要搞清楚？

很多人的直覺是：「啊不就按一下新增、輸入名字就好？」

但實際用起來，Teams 會議新增人員其實有三個很常見的誤區：第一個是搞不清楚「排程前」和「會議進行中」的操作路徑不同；第二個是沒注意到「新增人員」和「新增共同召集人」是兩件事；第三個是邀請外部人員時，常常忽略他們對會議聊天、檔案分享的存取權限會不一樣。

如果你也曾在會議中手忙腳亂地找人、或會議結束才發現某個人根本沒收到邀請，這篇可以幫你把 Teams 會議新增人員的流程一次理清楚。

先分清楚：你要新增的是「與會者」還是「共同召集人」？

在 Teams 會議中，新增人員不是只有一種。

以 Microsoft 官方支援文件的說明來看，會議角色大致分成三種：共同召集人、簡報者和出席者。共同召集人和簡報者可以分享大部分的召集人權限，出席者則會受到比較多的控制。

所以當你說「我要新增人員」，最好先想一下：

• 只是要對方進來聽、參與討論 → 新增為出席者就好。
• 要對方協助主持、管理會議、分享內容 → 可以考慮把他設為共同召集人。
• 要對方能分享畫面、但不需要完整主持權限 → 簡報者會是比較合適的選擇。

一般上班族最常用的情境還是「新增出席者」，但如果你常幫主管排會議，或需要同事一起控場，共同召集人的設定就值得學會。

情境一：排程會議時，直接把人員加進去

這是最穩、也最不容易出錯的做法。

當你在 Teams 或 Outlook 排程會議時，可以在邀請欄位輸入人員名稱、群組或電子郵件地址。以 Microsoft 支援文件的說明，如果是組織外的人，輸入完整的電子郵件地址即可。

排程時就新增人員，有幾個好處：

1. 對方會自動收到會議邀請。
2. 會議會直接出現在對方的 Teams 行事曆中。
3. 會議聊天、檔案分享等存取權限會在邀請當下就一併帶入。

要注意的是，如果你是在 Outlook 排程，Teams 增益集可以用來新增 Teams 會議。會議名稱、時間、出席者都輸入完之後，直接傳送邀請就可以了。收到邀請的人員，即使是外部人員，也能依邀請內容加入。

情境二：會議進行中，臨時拉人進來

會議已經開始了，才發現某個關鍵的人不在，怎麼辦？

Teams 有提供會議中新增人員的功能。你可以在會議畫面中找到人員相關的選項，輸入對方名稱或電話號碼，系統會發出要求加入的通知，對方可以直接從通知加入。

根據 Microsoft 支援文件的說明，如果你邀請的是先前未受邀的人員，可以在「邀請某人或撥打號碼」欄位中輸入名稱或電話號碼。如果是會議中想請已經受邀但還沒加入的人趕快上線，可以將游標停在對方名稱上，選擇「要求加入」。

這裡有一個容易忽略的細節：會議中新增的人員，無論最後有沒有加入，都可能可以存取會議聊天。這對外部來賓來說尤其需要留意，因為會議聊天中可能包含你不想讓外部人員看到的內容。

情境三：會議系列或例行會議，要補加一整批人

如果你的會議是系列會議，例如每週的部門例會，要補加人員時，Teams 會問你要轉寄「此事件」還是「系列中的所有事件」。

這個選項的差別在於：

• 選擇「此事件」：只把單一會議場次轉寄給新增的人。
• 選擇「系列中的所有事件」：把整個會議系列都轉寄給對方。

如果你要新增的人之後每週都要參加，選「系列中的所有事件」會比較合理；如果只是某一週需要代班或列席，選「此事件」就好。

另一個常見做法是使用「可選參加者」。在 Teams 的新版行事曆中，可以選擇回應選項，然後新增可選參加者。這類人員不是必要出席，但能被邀請、也能收到會議資訊。

用頻道開會時，新增人員的邏輯不太一樣

如果你是在頻道中排會議，情況會有一點不同。

根據 Microsoft 支援文件，當會議在頻道中進行時，團隊中的每個人都能在該頻道看到並加入會議。這代表你不一定需要一個一個手動新增同一個團隊的人。

但要注意的是：私人頻道無法使用這個功能。

另外，傳送邀請之後，就無法編輯或新增頻道。如果你發現邀請漏了某個頻道，必須用更新後的頻道重新發送邀請。這點在排例行會議時特別容易踩坑。

外部人員加入時，權限要特別留意

Teams 會議新增外部人員不難，輸入完整電子郵件地址就可以邀請。

但外部人員的存取權限會受到「與貴組織的關係」影響。例如會議聊天、檔案分享等特定功能，外部人員的存取範圍可能和內部同仁不同。

如果你只是要對方加入會議討論，這通常不會有太大問題。但如果會議中會分享機密文件、內部討論串或敏感資料，建議在邀請外部人員前，先確認對方能看到的範圍。

新增人員時，這 3 個地方最容易出錯

1. 把「新增出席者」和「新增共同召集人」混在一起

如果你只是要對方進來開會，不需要給主持權限，就別設成共同召集人。共同召集人能做的動作比出席者多很多，權限給得太寬，會議控管會變複雜。

2. 會議進行中才發現漏了人，卻找不到新增入口

會議進行中的介面和排程介面不同，如果你平常只會排程時加人，臨時要補人會卡住。建議先熟悉會議中的人員選單位置，避免真正需要時手忙腳亂。

3. 系列會議只轉寄了單一場次

如果你希望對方之後每週都參加，卻只轉寄了「此事件」，那下週他還是收不到邀請。這在例行會議中很常發生。

常見問題

Teams 會議最多可以新增多少人？

根據 Microsoft 官方資訊，最多可有 1,000 名受邀者加入並參與 Teams 會議。另外，最多可有 10,000 名受邀者以「僅觀看」方式參加已有 1,000 名與會者的會議。

會議結束後，還能新增人員嗎？

可以。你可以直接將會議邀請轉寄給需要補加的人員。如果是會議系列，可以選擇只轉寄單一事件，或轉寄整個系列。

新增外部人員時，要輸入什麼？

輸入對方完整的電子郵件地址即可，例如 Joe@example.com。外部人員的會議聊天、檔案等存取權限，可能與組織內人員不同。

「可選參加者」和「必要出席者」差在哪？

必要出席者是一定要參加的人，可選參加者則是可以視情況列席的人。可選參加者仍會收到邀請和會議資訊，但不會被視為必須出席。

頻道會議要怎麼讓整個團隊都看到？

在頻道中排會議時，團隊中的每個人都能在該頻道看到並加入會議。但私人頻道無法使用這個功能，而且傳送邀請後無法再新增或編輯頻道。

會議中新增的人，看得到會議聊天嗎？

有可能可以。根據 Microsoft 支援文件，無論對方最後有沒有加入會議，都可能可以存取會議聊天。因此若聊天中有敏感內容，新增外部人員前要特別注意。

參考來源

• 在 Microsoft Teams 會議中的角色 - Microsoft 支援服務
• 在 Teams 中邀請人員加入Microsoft會議 - Microsoft 支援服務
• — 電腦版使用教學— Teams 會議
• 在 Microsoft Teams 中新增成員至團隊 | Microsoft Support
• 在 Microsoft Teams 預約會議 | Microsoft Support