2026年业委会会议记录模板整理：5款公版格式一次看

开会两小时，整理会议记录又两小时？你需要一份能直接套用的模板

业委会会议记录是社区管理的书面依据，但多数委员不是行政人员，现场边开会边手写、会后又漏记重点，导致决议不清、执行困难。常见的痛点包括：

• 决议写得太笼统，事后不知道谁负责、何时完成。
• 出席人数、委托书等法定要件没记清楚，会议效力被质疑。
• 附件散落各处，日后找不到原始报价单或图纸。

其实只要找到一份结构完整、栏目清楚的模板，就能把记录时间从2小时缩短到30分钟。这篇文章整理5款公版格式与下载来源，并告诉你怎么挑、怎么避坑。

挑选业委会会议记录模板前，先确认这5个关键栏目

一份合格的业委会会议记录，至少要包含以下栏目：

1. 会议基本信息：会议名称、届次、时间、地点、主席、记录。
2. 出席与列席：出席委员姓名、请假委员、列席人员（如保安、总干事）。
3. 议案与讨论：每个议案分开，包含案由、说明、决议；决议要具体可执行。
4. 签章与核可：主席、记录签名，并加盖业委会印章（如有修改处也要用印）。
5. 附件与索引：简报、报价单、图纸等附件应编号，并在记录中注明。

只要这5个栏目完整，会议记录就能成为有效的管理文件，而不是流水账。

5款业委会会议记录模板整理（附来源与适用场景）

以下5款模板来自政府公开资料与实际社区案例，可按需下载或参考。

来源	适用场景	特色
高雄市工务局建筑管理处	首次成立业委会、重新召开业主大会	含召集程序与报备文件说明，格式完整
新北市永和区公所	申请报备时附业委会会议记录	明确列出会议记录为应备文件，提醒加盖印章
新北市工务局	业主大会会议记录	提供空白格式，可直接套用
爱玛市社区业委会	一般例行会议	有实际讨论与决议范例，可参考表达方式
阳光生活公寓业委会	社区例会	含上次会议决议执行情况追踪，适合追踪事项

模板下载与来源

1. 高雄市工务局建筑管理处——成立管理委员会参考范例
   网址：https://build.kcg.gov.tw/upload/BuildingManagementCommittee/BMC_Ex3_11201.pdf
   用途：首次成立业委会、重新召开业主大会时，可参考其会议记录格式。

2. 新北市永和区公所——公寓大厦管理组织申请成立报备检附文件
   网址：https://www.yonghe.ntpc.gov.tw/userfiles/3031100/files/%E6%88%90%E7%AB%8B%E7%AE%A1%E7%90%86%E7%B5%84%E7%B9%94%E8%A1%A8%E6%A0%BC(%E7%AF%84%E4%BE%8B)-20210127(2).pdf
   用途：申请报备时，业委会会议记录为应备文件，此模板清楚列出所需文件清单。

3. 新北市工务局——业主大会会议记录格式
   网址：https://www.publicwork.ntpc.gov.tw/userfiles/1061400/files/(%E6%B0%91)%E5%B7%A5%E5%85%AC%E5%AF%93(%E5%8D%80)01-(%E6%B0%91)%E8%A1%A8%E5%9B%9B-%E5%8F%83%E8%80%83%E7%AF%84%E4%BE%8B-%E5%85%AC%E5%AF%93%E5%A4%A7%E5%BB%88%EF%BC%88%E7%A4%BE%E5%8D%80%EF%BC%89%E5%8D%80%E5%88%86%E6%89%80%E6%9C%89%E6%AC%8A%E4%BA%BA%E6%9C%83%E8%AD%B0%E7%B4%80%E9%8C%84(%E6%A0%BC%E5%BC%8F%EF%BC%89.pdf
   用途：需要空白格式直接套用时，可下载此文件填写。

爱玛市社区——第十三届管理委员会例行会议记录
网址：http://tcims.com.tw/download.php?dir=archive&filename=027fff33d741409f89220685c85bf5d2.pdf&title=111.11%E6%9C%88%E4%BC%9A%E8%AE%AE%E8%AE%B0%E5%BD%95.pdf
用途：一般例行会议，可参考实际讨论内容的写法与决议方式。

阳光生活公寓——业委会例会会议记录
网址：https://sunnyhome.webnode.tw/products/%E7%AE%A1%E7%90%86%E5%A7%94%E5%93%A1%E6%9C%83%E7%AC%AC%E4%B8%83%E6%AC%A1%E4%BE%8B%E6%9C%83%E6%9C%83%E8%AD%B0%E8%A8%98%E9%8C%84/
用途：社区例会，范例中包含上次会议决议执行情况追踪，适合需要持续追踪事项的社区。

避坑指南：写业委会会议记录最容易犯的5个错误

1. 决议写得太模糊：只写“讨论通过”，未写具体行动内容、负责人与完成期限。正确做法是写明“由○○委员于○月○日前完成○○事项”。
2. 漏记出席人数与法定比例：应记载应到、实到、委托人数，以及是否达到法定开会门槛，避免会议效力遭质疑。
3. 附件未编号：报价单、图纸、简报等未在记录中标注编号，日后找不到原始资料。建议会议当下就将附件编号并列于记录末。
4. 会议记录未在15日内公告：依公寓大厦管理条例第34条，会议记录应于会后15日内送达各业主并公告。逾期可能影响决议效力。
5. 只用拍照或手写存档：日后难搜索、难修改。建议使用数字文件（如 Google Docs、Word）存档，并保留PDF版本备查。

总结：你该用哪一份模板？

• 首次成立业委会或重新召开业主大会 → 用高雄市工务局模板，程序说明完整。
• 申请报备 → 用新北市永和区公所模板，附文件清单直接对照。
• 只想套用空白格式 → 新北市工务局业主大会格式最简单。
• 想看实际讨论与决议写法 → 参考爱玛市社区或阳光生活公寓的会议记录。

最后提醒：下载模板后，建议复制到云端文件，每次开会直接改写，并把决议加上完成期限与负责人。这样会议记录才能真正从“存档文件”变成“行动清单”。

参考来源

• 成立管理委员会(重新召开版)参考范例
• 参考范例 公寓大厦管理组织申请成立报备检附文件104.09.04 一、 报备书 (新主委及代办人签章)
• 真诚公寓大厦（社区）业主大会会议记录(格式）
• 1 爱玛市社区 第十三届管理委员会111年11月份例行会议记录 日 期 111 年11 月10 日（星期四）19：30-20：45 地 点
• 管理委员会第七次例会会议记录(完整版本请参阅实体公告) :: 阳光生活